Share

4 Manfaat Sistem Absensi Online yang Efektif untuk Kesuksesan Bisnis

Karina Asta Widara , Okezone · Senin 30 Mei 2022 19:48 WIB
https: img.okezone.com content 2022 05 30 1 2602808 4-manfaat-sistem-absensi-online-yang-efektif-untuk-kesuksesan-bisnis-36cRVnXZlE.jpg Foto: ilutrasi/ Freepik

Memiliki sistem absensi berbasis online tentu sangat menguntungkan bagi perusahaan. Hadirnya sistem absensi membuat perusahaan semakin mudah memanajemen karyawannya dengan tepat.

Hal ini akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dan meraih kesuksesan. Penggunaan sistem absensi karyawan menjadi solusi mengatasi masalah kecurangan waktu yang kerap terjadi dan berdampak pada kerugian perusahaan.

Seiring dengan perkembangan teknologi, saat ini pencatatan kehadiran karyawan bisa dilakukan secara online melalui sistem absensi online.

Sebelum teknologi ini hadir, perusahaan-perusahaan harus melakukannya secara manual menggunakan kertas atau daftar sederhana berisi nama karyawan beserta jam kehadifran mereka.

Hal ini tentu sangat tidak efektif, terlebih bagi perusahaan yang memiliki karyawan dalam skala yang besar misalnya ratusan karyawan. Tim HRD tentu saja akan menghabiskan waktunya selama berjam-jam ketika harus membuat laporan terkait informasi karyawan dalam perusahaan tersebut secara manual.

Hadirnya sistem absensi berbasis aplikasi online membuat proses absensi menjadi lebih efektif. Tak hanya mempermudah karyawan melakukan absensi harian, aplikasi tersebut juga memberikan banyak manfaat yang dapat mendukung kesuksesan perusahaan.

Mengapa Banyak Perusahaan Beralih Menggunakan Sistem Absensi Online?

Terdapat beberapa alasan mengapa sistem absensi online saat ini menjadi pilihan banyak perusahaan. Berikut beberapa di antaranya:

1. Lebih Efektif dan Efisien

Sistem absensi online jauh lebih efektif dan efisien untuk digunakan jika dibandingkan dengan sistem absensi konvensional.

Sebagai contoh, mesin absensi fingerprint membutuhkan waktu yang lama untuk memindai sidik jari dan mencatat kehadiran karyawan. Terkadang sistem juga kesulitan saat memindah sidik jari terutama ketika tangan karyawan dalam kondisi kotor atau basah.

Di sisi lain, absensi digital bisa mencatat daftar kehadiran secara lebih cepat hanya dengan satu klik saja. Selain itu, aplikasi juga dapat diinstal pada masing-masing perangkat karyawan sehingga mereka tidak perlu mengantri saat ingin melakukan clock in atau clock out.

2. Memiliki Beragam Fungsionalitas

Banyak perusahaan memilih absensi digital juga karena beragam fungsionalitas yang ditawarkannya. Mesin absensi konvensional pada umumnya hanya bisa mencatat daftar kehadiran karyawan.

Berbeda dengan sistem absensi digital yang dikembangkan dengan berbagai fitur sehingga dapat melakukan berbagai hal mulai dari mencatat jam kehadiran, melacak total jam kerja, mengelola cuti dan gaji, manajemen tugas, dan masih banyak lagi.

3. Menggunakan Sistem Kerja Fleksibel

Semenjak pandemi Covid-19 hadir sampai saat ini, banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja fleksibel seperti remote working atau Work From Home. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sistem absensi yang bisa diakses dimana saja dan sistem absensi online ini hadir sebagai solusinya.

Selain itu, memantau karyawan dari jauh merupakan tugas yang tidak mudah. Namun dengan sistem absensi online ini, Anda bisa tetap memantau kinerja dan produktivitas karyawan secara real-time.

Seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya, sistem absensi online memiliki beragam fitur yang bisa memantau kinerja karyawan Anda.

Salah satu contohnya adalah fitur screen monitoring yang mampu membuat desktop screenshot pada perangkat laptop karyawan.

Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat mengawasi karyawan sehingga para karyawan tidak melakukan aktivitas-aktivitas yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan seperti menonton film, bermain media sosial, atau yang lainnya.

4. Lebih Menghemat Pengeluaran

Apabila dibandingkan dengan mesin absensi konvensional, penggunaan sistem absensi online juga dinilai dapat menghemat pengeluaran kantor.

Saat perusahaan menggunakan sistem absensi online, maka Anda hanya perlu menginstal aplikasi di dalam perangkat laptop maupun smartphone karyawan. Aplikasi tersebut juga bisa digunakan oleh ratusan karyawan secara sekaligus.

Lain halnya dengan mesin absensi konvensional di mana perangkat harus dipasang di dalam gedung. Jika perusahaan Anda memiliki banyak cabang, tentu Anda membutuhkan lebih banyak perangkat mesin absensi konvensional agar bisa digunakan oleh seluruh karyawan.

5. Centralized Storage atau Penyimpanan Terpusat

Sistem absensi online saat ini umumnya menyediakan centralized storage yaitu sejenis database di mana informasi akan disimpan dan di-maintain pada satu pusat data.

Dengan kemampuan tersebut, maka ketika tim HRD ingin mencari data karyawan yang berada di lokasi yang berbeda dengan dirinya, maka mereka bisa tetap mengaksesnya dengan mudah. Tim HRD cukup membuka sistem absensi online dan tidak perlu datang ke lokasi cabang tersebut.

Manfaat Sistem Absensi Online untuk Perusahaan

Berikut ini adalah beberapa manfaat dari penggunaan sistem absensi online untuk perusahaan, di antaranya:

1. Memberikan Kemudahan Perusahaan untuk Merekap dan Membuat Laporan

Data absensi karyawan akan tercatat dalam sistem secara lengkap. Perusahaan dapat melihat dan mengambil data tersebut sewaktu-waktu sesuai kebutuhan dan secara real-time.

Proses perekapan data dan pembuatan laporan juga akan lebih cepat, karena data sudah ada di dalam database. Berbeda halnya jika absensi masih menggunakan sistem manual atau pencatatan di buku akan membutuhkan waktu lama bagi perusahaan untuk melakukan perekapan data guna membuat laporan.

2. Menghemat Biaya Pengeluaran

Alih-alih mengeluarkan biaya untuk pengadaan fingerprint, dengan menggunakan aplikasi absen karyawan ini perusahaan dapat meniadakan biaya pengadaan mesin fingerprint tersebut.

Biaya tersebut dapat dialihkan untuk pembiayaan lain untuk pengembangan perusahaan kedepannya. Sistem absensi online hanya membutuhkan komputer atau laptop kantor dan koneksi internet.

3. Membuat Perhitungan Gaji Karyawan dengan Tepat

Kesalahan perhitungan gaji untuk karyawan dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan maupun karyawan yang tidak mendapatkan gaji sesuai haknya.

Penggunaan absensi berbasis online ini akan memberikan manfaat kepada perusahaan dalam perhitungan gaji yang akan diberikan kepada pegawainya.

Hal ini dikarenakan, data absensi yang terinput ke dalam sistem ditampilkan secara detail, termasuk waktunya, sehingga perusahaan dapat mengetahui siapa saja karyawan yang terlambat datang, tepat waktu, maupun yang lembur. Data tersebutlah yang akan dijadikan pedoman pemberian gaji kepada karyawan berdasarkan kinerjanya.

4. Meningkatkan Kinerja Karyawan

Dengan adanya sistem yang lebih efektif dan efisien ini, akan membuat karyawan lebih memiliki semangat kerja yang tinggi untuk perusahaannya.

Karyawan tidak lagi harus mengantri untuk absen yang sedikit membuang waktu yang dimiliki. Tanpa harus mengantri, kini karyawan hanya perlu mengakses smartphonenya untuk melakukan absensi.

Karyawan lebih memiliki banyak waktu untuk melakukan pekerjaannya dengan baik dan maksimal. Tak hanya itu saja, sistem absensi ini juga meningkatkan kesadaran karyawan untuk lebih berdisiplin waktu, karena data kehadiran akan terinput ke dalam sistem saat mereka melakukan absensi.

Sistem absensi online yang efektif tersebut mampu memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Karyawan dapat bekerja secara maksimal, sedangkan perusahaan dapat memanajemen karyawan dan perusahaannya lebih optimal. Hal inilah yang akan mempermudah jalan kesuksesan bagi perusahaan tersebut.

Dengan menggunakan sistem absensi Talenta by Mekari, Semua manfaat penggunaan software absensi akan mudah Anda dapatkan.

Sistem absensi dari Talenta sudah banyak di perusahaan besar untuk absensi para karyawannya, hal ini karena Software Absensi Karyawan Talenta memiliki banyak fitur-fitur canggih yang membuat proses absensi menjadi lebih efektif dan efisien daripada menggunakan absensi manual atau pun fingerprint.

Talenta merupakan sebuah merk HRIS (human resources information system) atau software yang memiliki fungsi untuk manajemen sumber daya manusia pada perusahaan.

Software HRIS ini bertujuan untuk mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian karyawan, perpajakan karyawan, absensi, bahkan sampai penilaian kinerja karyawan yang disusun oleh atasan dari karyawan.

Selain itu, Talenta juga menyediakan layanan mobile employee self service yang mana bisa memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau melalui gadget mana pun.

Fitur-fitur yang disediakan Talenta sangat beragam sehingga dapat membantu para karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Contohnya seperti pada fitur payroll, bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan masih banyak lagi, sehingga perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Nah, bagi Anda yang masih penasaran fitur-fitur apa saja yang menjadi kelebihan Talenta by Mekari, yuk simak berikut ini!

1. Fitur-fiturnya Beragam

Adapun keunggulan dari Talenta By Mekari yang bisa Anda dapatkan yaitu mulai dari fitur-fiturnya yang sangat membantu karyawan seperti pinjaman tunai, halaman perekrutan, halaman cuti yang bisa Anda custom, hingga pengumuman atau berbagai pemberitahuan kepada karyawan pun disediakan oleh software ini, berikut ini penjelasan singkat dari setiap fiturnya:

● Fitur Payroll

Dengan fitur payroll, perusahaan dapat menghitung dan membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll ini memang lebih efektif dan efisien karena segala prosesnya bisa dilakukan di mana saja.

● Fitur Manajemen Waktu

Melalui fitur ini, tim HR dari perusahaan dapat dengan mudah melakukan otomatisasi jika karyawan ingin mengajukan cuti (proses cuti) dan lembur.

● Fitur Absensi Mobile

Dengan fitur ini para karyawan dapat melakukan pengisian absensi dengan lebih mudah dan fleksibel sehingga tidak hanya membawa manfaat bagi karyawan saja, namun pihak HR juga akan terbantu dalam melakukan pengawasan absensi karyawan.

● Fitur Database Karyawan

Fitur ini dapat membantu HR untuk melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan di perusahaan. Mulai dari data pribadi, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima oleh karyawan sesuai kontrak kerja mereka.

2. Fitur Kostumisasi

Semua hal yang diatur di dalam Talenta dapat diatur secara sangat terperinci, bahkan Anda juga bisa membuat rumus cuti dan denda sesuai dengan kebijakan dari perusahaan.

3. Tim Support yang Responsif

Tim Customer Service dari Talenta by Mekari akan selalu menjawab kendala, keluhan maupun pertanyaan Anda secara cepat dan tidak memakai BOT.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Saat ini banyak perusahaan terutama startup juga telah menerapkan Work From Home maupun Work From Anywhere, sehingga para karyawan dituntut harus memanfaatkan teknologi dengan semaksimal mungkin.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan akan jauh lebih baik dan terimplementasikan secara optimal.

Yuk, kunjungi Talenta sekarang dan dapatkan fasilitas yang membantu perusahaan Anda menjadi lebih efektif dan efisien!

(CM)

Baca Juga: Hadirkan Acara Meet Eat Inspire, Hypernet Technologies Tawarkan Layanan untuk Produk Server dan Storage

Follow Berita Okezone di Google News

(Wid)

Berita Terkait

Bagikan Artikel Ini

Cari Berita Lain Di Sini